IBS - Institut für Bankenstrategien

VERTRAGSMANAGEMENT

DIGITALISIERUNG umfasst auch ein revisions− und prüfungssicheres Vertragswesen − vom Abschluss eines Vertrages, dessen "Ablage" und Pflege, Verfügbarkeit der wichtigen Daten bis zu dessen Neuverhandlung oder Kündigung.

1. Vertragsverwaltung:

Sie haben alle Verträge "im Griff"?

Das heißt, eine digitale Vertragsablage: von einer einfachen Excel−Tabelle mit Verweisen auf die gescannten Verträge bis zu einem professionellen Vertragsmanagement−System samt Workflow für die Pflege der Verträge.

Falls NEIN: wir prüfen Ihre Situation und machen den für Sie "besten" Vorschlag.

2. Digitale Vertragsmanagementsysteme:

Ein Vertragsmanagement System ("Vertragsverwaltungs-Anwendung"), ist rasch gekauft, weniger rasch eingeführt und meist schwierig anwendbar:
  • es wird zu wenig Wert gelegt auf die individuelle Anwendung in Ihrem Unternehmen


  • Verträge werden rasch gescannt und automationsunterstützt abgespeichert


  • dann kommt die Praxisaussage "ich finde nichts in dem System"...


Je besser (und damit leider auch länger) die Einführung geplant wird, desto besser wird das System anwendbar sein:
  • die künftigen Nutzer müssen eingebunden werden − nicht nur die IT−Fachleute


  • nach der Einführung muss es fix zugeordnete Ressourcen für die Pflege und Betreuung des Systems geben


  • sonst ist das System in Kürze nur teuer und bringt wenig Vorteile


Wir planen mit Ihnen und suchen das für Ihr Unternehmen am besten geeignete System gemeinsam aus

3. Digitalisierung von Verträgen:

  • Welche Verträge sind zu erfassen? Wo sind diese und in welchem Zustand?


  • Vergabe von Vertragsnamen: zur besseren Wiederauffindbarkeit


  • Richtige Beschlagwortung: was ist wichtig, was nicht − was wollen Sie mit der
Beschlagwortung erreichen?
  • "das ist eine Aufgabe von Studenten oder Hilfskräften"


  • NEIN! Das ist eine Arbeit für Fachkräfte, die die Verträge, die Vertragspartner und das Unternehmen kennen, oder aber viel Erfahrung mit dieser Tätigkeit haben. Die Namensvergabe und die Beschlagwortung entscheiden die praktische Anwendbarkeit und den Nutzen des künftigen Systems


Wir planen mit Ihnen die Organisation/Reorganisation Ihrer Verträge

4. Prüfung bestehender Verträge:

  • Sind alle bestehenden Verträge noch erforderlich oder sollten diese geändert oder gekündigt werden?


  • Sind die kommerziellen Bedingungen noch marktgerecht?


  • Haben Sie eine eigene Rechtsabteilung oder arbeiten Sie einer RA−Kanzlei zusammen?


5. Vertragsverhandlungen: wichtig sind nicht "harte Verhandlungen", sondern gute Ergebnisse:

  • Sie können über alles reden − müssen aber ein Ziel haben


  • Verträge müssen partnerschaftlich sein − sonst ist die Zufriedenheit auf einer Seite nicht gegeben


  • Verhandlungen finden immer zwischen Menschen statt, eine gute Gesprächsbasis ist auch eine gute Verhandlungsbasis


  • Wie ist Ihre Wettbewerbssituation? Je besser, desto leichter werden Sie ans Ziel kommen − je schlechter, desto klüger müssen Sie verhandeln


  • Wie viel Zeit wird für die jeweilige Verhandlung eingeplant − gibt es "dead−lines"?


  • Gibt es Verhandlungsziele, die dem einen Partner wenig kosten, dem anderen aber viel bringen?